Hoe beantwoord je vragen?

Lees de vraag nauwkeurig. Zoek het stukje tekst/bron/figuur op die je moet gebruiken. Bekijk de informatiebronnen. Wat zie je? Geef de oorzaak van die situatie die je beschreven hebt. Geef het gevolg van de oorzaak die je beschreven hebt. Weet je niet hoe je je antwoord moet opschrijven? Maak een beginnetje door een deel van de vraag over te nemen Welke belangrijke/kern woorden moeten in je antwoord staan? Maak van de kernwoorden een zin/verhaaltje. Controleer je antwoord: is het volledig? Wat kun je weglaten? Wat moet je toevoegen?

Vragen stellen is een uitstekende manier om duidelijkheid te krijgen in een discussie of om je standpunt indirect te verduidelijken. Maar dit werkt alleen als je je vraag helder en bondig formuleert. Anders loop je het risico dat je vraag verdwijnt in de wirwar van het gesprek. De beste vragen zijn kort en scherp. Bijvoorbeeld: “Vind jij het acceptabel dat we nu al twee maanden wachten op de begroting?” Stel de vraag, en zeg daarna niets. Geen extra uitleg of eigen mening – dat ondermijnt de kracht van je vraag. Kort en krachtig formuleren dwingt de ander om direct te reageren en beperkt de tijd om na te denken over een ontwijkend antwoord. Je kunt het antwoord subtiel sturen door je vraag slim te formuleren. Een voorbeeld: “Kun je in één zin uitleggen wat jouw belangrijkste argument voor dit voorstel is?” Hiermee geef je duidelijk aan wat je verwacht: een korte en krachtige reactie. Een andere strategie is het stellen van gesloten, keuzevragen: “Is het belangrijkste bezwaar tegen dit voorstel de kosten of de haalbaarheid?” Dergelijke vragen scheppen helderheid in de discussie en sturen het gesprek in de richting die jij belangrijk vindt. Met deze drie tips – wees kort, beperk het aantal vragen en stuur op het antwoord – maak je je vragen niet alleen krachtiger, maar ook moeilijker te ontwijken.

Om een vraag goed te beantwoorden, is het handig om jezelf een vaste routine aan te leren, waarin je stapsgewijs naar het antwoord toewerkt. Allereerst lees je de vraag. Alleen de vraag! De inleidende tekst die soms boven een vraag staat kan je afleiden van de daadwerkelijke vraag en heb je in sommige gevallen ook helemaal niet nodig. Vervolgens is het handig om de belangrijke woorden uit de vraag en eventueel inleidende tekst te filteren, namelijk de doewoorden en de punt-woorden. Omcirkel de doewoorden. Doe-woorden zijn woorden die vragen om een actie, zoals: leg uit, beredeneer, verklaar. Onderstreep de punt-woorden. Punt-woorden zijn belangrijke begrippen van het vak. Dit kans soms ook een woordgroep zijn. We noemen deze punt-woorden, omdat deze woorden nodig zijn in je antwoord om punten te scoren. Als je de belangrijke begrippen (punt-woorden) uit de vraag helder hebt, is het handig om voor jezelf per punt-woord te bepalen welke begrippen hier bij passen. Dit kan je doen door op je kladblad achter elk punt-woord vier of vijf bijpassende begrippen op te schrijven. Je zou het ook in gedachten kunnen doen, maar op papier geeft vaak meer overzicht. Na het doorlopen van stap 1 en 2 heb je nu helder welke actie er van je gevraagd wordt en is het duidelijk welke begrippen er bij de punt-woorden uit de vraag horen. Je kan nu bijna beginnen met het beantwoorden van de vraag! Het laatste stapje voordat je gaat formuleren is bepalen welk(e) signaalwoord(en) je gaat gebruiken, om het verband tussen je punt-woorden aan te geven. Er zijn drie soorten verbanden. Allereerst is er oorzakelijk verband, waarin een oorzaak een bepaald gevolg heeft. Signaalwoorden die hierbij passen zijn bijvoorbeeld doordat, daarvoor, als gevolg van en zodat. Daarnaast is er redengevend verband, waarbij je iets moet beargumenteren. Signaalwoorden die hierbij passen zijn bijvoorbeeld daarom, omdat, immers en dat blijkt uit. Tot slot is er concluderend verband. Signaalwoorden die hierbij passen zijn bijvoorbeeld dus, daarom, kortom, al met al. Om tot een goed antwoord te komen ga je kijken of er een logische combinatie uit de punt-woorden te halen is. Bij verbranding ontstaat verbrandingsproducten. Zure regen wordt veroorzaakt door zwaveldioxide en stikstofdioxide en zwavel heeft als verbrandingsproduct zwaveldioxide. Mijn antwoord zou er als volgt uit zien: Omdat bij de verbranding van zwavel zwaveldioxide ontstaat, zwaveldioxide veroorzaakt zure regen en daardoor ontstaat er schade aan het milieu.

Wanneer je een presentatie geeft, of wanneer je een verslag geeft tijdens een vergadering, kunt u vragen krijgen waarop u geen antwoord hebt. We hebben verschillende moeilijke soorten vragen geïdentificeerd die u kunt tegenkomen en hoe u deze succesvol kunt beantwoorden. Als je iets wordt gevraagd als 'Wat als het budget niet wordt goedgekeurd? 'probeer een positieve draai te geven zonder je te laten meeslepen. Voordat u op het antwoord ingaat, moet u overwegen of u het eens bent met de verklaring die het aflegt. Herformuleer de vraag, anders beantwoord je de vraag vanuit een standpunt waar je het niet mee eens bent. Voor een vraag als 'Komt er een vergoeding voor iedereen die getroffen is door de kantoorverhuizing? 'je zou kunnen antwoorden met een 'Ja, maar... 'en de situatie vollediger uitleggen, of als je niet zo'n definitief antwoord wilt geven, zou je zoiets kunnen zeggen als 'We hebben nagedacht over de gevolgen voor iedereen en werken aan verschillende voorstellen om de situatie aan te pakken. '

Schrijf je antwoord in volledige zinnen. Bij sommige vakken krijg je zelfs minpunten als je je antwoord in steekwoorden opschrijft, ook al was het antwoord goed. Bovendien zijn volledige zinnen veel duidelijker. Hierdoor zal je docent ook sneller begrijpen wat je bedoelt. Het helpt om een deel van de vraag mee te nemen in je antwoord. Als er bijvoorbeeld gevraagd wordt naar de betekenis van een begrip, schrijf dan: “dit begrip” betekent …. Vooral bij vragen waar om een uitleg wordt gevraagd is het handig om deze tip toe te passen. Als er bijvoorbeeld wordt gevraagd: “Leg uit op welke manier bron 1 de mening van de auteur ondersteunt” begin je je antwoord met: “Bron 1 ondersteunt de mening van de auteur omdat …”. Dit zorgt ervoor dat je kunt controleren of je de vraag daadwerkelijk beantwoord hebt. Daarnaast kan je docent precies zien waar je antwoord staat. Hierdoor is de kans kleiner dat je punten verliest door de formulering van je antwoord. Als je iets uit moet leggen en daarbij een begrip moet gebruiken, leg dan eerst het begrip uit. Daarna kan je uitleggen wat bijvoorbeeld het begrip met een bron te maken heeft. Ook al wordt er niet specifiek gevraagd naar de definitie van het begrip, vaak levert dit wel punten op. Bovendien zorg je er zo voor dat je antwoord duidelijk is en laat je zien dat je het begrijpt. Schrijf je antwoord op alsof je docent nog nooit van het onderwerp gehoord heeft Vaak is iets voor jou zo duidelijk, dat je het vergeet uit te leggen. Als je een uitleg geeft, geef je vervolgens altijd aan waarom jouw uitleg de vraag goed uitlegt. Kan je je antwoord anders interpreteren? Eigenlijk moet iemand die de stof niet kent jouw antwoord kunnen begrijpen. Als je twijfelt of iets duidelijk genoeg is, kan je beter iets extra uitleggen dan dat je iets niet uitlegt. Het formuleren van antwoorden kan je goed oefenen door je eigen antwoorden kritisch na te kijken. Laat er ook eens een vriend(in) of klasgenoot naar kijken. Vaak is iets voor jou hartstikke duidelijk omdat je er goed over nagedacht hebt. Toch kan het zijn dat je je antwoord nog beter uit kon leggen. Door iemand met een frisse blik ernaar te laten kijken, weet je of je antwoord voor iedereen duidelijk is.

De antwoorden die horen bij navigatie zijn: een aantal stappen, stations, mijlpalen, checkpoints, enzovoort. Kortom: “De Weg die wij moe-oeten gaa-aan”. De uitdaging is vervolgens om de grenzen van de metafoor te begrijpen. En bij de beantwoording van de Hoe-vraag niet te stappen in de valkuil van de inhoud. Het is een proces dat beschreven dient te worden. En dat betekent dat een mistig thema in blokken moet worden gesneden én in de goede volgorde moet worden geplaatst. De eerste stap die dan helpt is om de mistige Hoe-vraag te herformuleren, op te knippen en specifieker te maken. Een voorbeeld: Hoe zorgen we voor duurzaam inzetbare medewerkers? Deze is alleen te beantwoorden door pagina’s vol te schrijven. Deze gaan we daarom opknippen in twee delen: Wat moet er gebeuren zodat onze medewerkers duurzaam inzetbaar worden? Welke stappen hebben we hier achtereenvolgens voor te zetten? (Optioneel) Wat hebben we van wie nodig? Kijk, nu komen we ergens! Nou, figuurlijk dan… Deze vragen zijn tenminste wél te beantwoorden. Wij stellen daarom ook nooit Hoe-vragen op onze KoersKaarten en digitale RoadMapps. We knippen de Hoe-vraag op in behapbare, snapbare en beantwoordbare deelvragen. En dat is minder makkelijk dan het lijkt! Hoe-vragen kunnen enorm helpen om een mistig thema één slag concreter te maken, maar daarmee ben je er nog niet. Letterlijk. En figuurlijk. Het is de kunst om die Hoe-vraag vervolgens weer specifieker te maken, zodat er daadwerkelijk een proces kan worden vormgegeven. Een gezamenlijke reis. Dit is een ambacht dat wij met de jaren hebben mogen leren en wij duizenden mensen mee hebben geholpen om zinnige gesprekken te voeren. Telkens weer een geweldige puzzel om samen op te lossen!

Om succesvol te reageren op vragen zijn er verschillende tips. 1. Bepaal zelf de vragen-procedure: Op welk moment geef je ruimte voor vragen? 2. Luister goed naar de vragen: Probeer je oren bewust open te zetten. 3. Herhaal de vraag: Het vragen stellen stimuleren, laten zien dat je echt luistert, jezelf nadenktijd geven en de leiding behouden zijn enkele voorbeelden. 4. Bepaal voordat je antwoord geeft, wat je met de vraag doet: Zie jezelf in eerste instantie als een facilitator. 5. Probeer de behoefte achter de vraag te horen: Regelmatig is een vraag eigenlijk een uitdrukking van gevoelens. Blijf rustig en vriendelijk en vraag door. Meestal zal de vragensteller zijn achterliggende behoeften kenbaar maken en haal je zo de angel eruit.